Contabilidad para pequeñas empresas

La contabilidad es una herramienta clave para asegurar el éxito y la salud financiera de cualquier organización.

Todos aquellos que manejan un negocio conocen la importancia de la contabilidad para gestionar los activos. Conocer el importe de la ventas versus de los costos y gastos es fundamental para determinar el punto de equilibrio ante de impuestos, para nuestro proyecto.En este sentido el rol del contador resulta un factor crítico de éxito, sin embargo, un servicio de contabilidad completo que conlleve análisis, informes mensuales es caro y no todas las pequeñas empresas pueden costearlo.

Un empresario o un Administrador necesitan conocer el estado de  su negocio en todo momento. Para una empresa el movimiento de dinero (flujo de dinero) hace que esta operación sea complicada. La contabilidad permite ordenar el flujo de dinero, lo registra y determina qué posición ocupa cada monto ingresado o salido de la cuenta general de la empresa.

Nuestros Temas ha preparado una guía para ayudar al pequeño empresario en la implementación de herramientas contables que le permitan conocer, en todo momento, en que situación se encuentra su empresa.

La importancia de la contabilidad para pequeñas empresas

Sin contabilidad no sabremos dónde estamos, ni tendremos certeza de llegar a algún destino; por el contrario, sin contabilidad la organización es un barco a la deriva en medio de un mar de tempestades, y más allá de la importancia que tiene la Planificación Estratégica, la contabilidad para pequeñas empresas debería ser la primera herramienta de gestión del emprendedor PYME.

Respóndase las siguientes preguntas

  • ¿Qué tan útil es la información que le brinda su contador actual respecto de los movimiento de su negocio?
  • ¿Considera que los informes y reportes que le entrega mensualmente contribuyen al logro de sus objetivos?
  • ¿Cuántas veces en el año se ha apoyado en los reportes de contabilidad que le entrega su contador para tomar decisiones financieras?

Si respondió a alguna de estas preguntas con un “no sabe”, preocúpese, es muy probable que su servicio de contabilidad exteriorizado no le esté brindado el soporte por el que paga. La misión del contador es entregar información sobre la situación financiera de la empresa, sobre los resultados, sobre el flujo de tesorería, al margen de los cálculos de impuestos, leyes sociales y teneduría de libros contables que sean pertinentes.

Informes básicos que debería entregarle su contador de manera mensual

Estado de resultados mensuales, este es un tipo de reporte en el que se muestran las ventas (facturación) y las compras (costos y gastos) con el propósito de determinar si hubo, durante el mes pérdida o ganancia. Para un software contable es muy simple hacerlo, porque es cuestión de solicitarle al software que lo realice con la información que se ingreso registrado los eventos económicos en el diarios.

Flujo de tesorería mensual, el flujo de caja es un reporte de solvencia que muestra los flujos de dineros de tesorerías, el ideal sería un informe semanal. Esta herramienta entrega información de las entradas de dinero desde caja y bancos productos de ventas, cobros, aportes, devoluciones menos las salidas de dinero desde caja y bancos por concepto de compras, pagos de impuestos, pagos de sueldos, devoluciones de préstamos, gastos de operaciones, etc. La diferencia que se produce debe dar como resultado el disponible en tesorería.

Cálculo del punto de equilibrio, es una herramienta que permite determinar si la organización se encuentra al alza, a la baja o en equilibrio. Que la organización se encuentre en equilibrio significa que no tuvo pérdidas ni ganancias.

Un balance semestral, es ideal sería mensual, y no es complicado para un software arrojar un balance mensual, pero al menos el contador debería proporcionar un balance cada seis meses.

Consejos útiles para que un contador pueda cumplir su misión de manera eficaz

  • Proporcione la documentación contable de manera oportuna y ordenada: facturas de compra y venta, independientemente si son comprar o ventas a crédito o contado, deben ser archivadas por mes e idealmente por separado; así mismo debe adjuntar los gastos menores que forman parte de las comprar diarias y que han sido necesario incurrir en ellos para generar renta: recibos de taxi, recibos menores, entre otros, es aconsejable pegarlos en un cuaderno mensual y, al termino del día hacer un cierre para presentarlo a su contador de manera ordenada.
  • Lleve un registro de los cheques que emite o de las transacciones bancarias, incluyendo los costos que aplican los bancos. A fin de mes cerciórese que la información es entregada a su contador.
  • Lleve un registro de todos los ingresos percibidos en el mes (ingresos) en el cual se indique claramente el motivo por el cual ese dinero está ingresando a tesorería, por ejemplo, “14 de abril 2019, se reciben US$ 1000 por concepto de pago de factura número 103 del 23 de febrero de 2019”, de esta manera su contador sabrá como registrarla en el libro diario.
  • Registre todas las salidas de dineros de tesorería detallando el motivo, la fecha, si se trata de un pago de un crédito deber especificarlo.
  • Del mismo modo, registre las compras a crédito. Si compro equipo de oficina, recibió la factura, pero la factura vence en 30 o más días, debe informar el hecho a su contador para que el flujo de caja coincida con el saldo físico en tesorería.
  • Y recuerde pedir recibo por todo, ninguna operación debe quedar sin registrar, de lo contrario se va a alterar el resultado, el punto de equilibrio, el flujo de tesorería, el balance y va a terminar pagando más impuesto del que corresponde.
  • Que el trabajo de su contador sea eficiente depende en gran medida de la acuciosidad de la información que Usted le proporcione, y recuerde: procure entregar copias y mantener los originales bajo estricta custodia en un lugar seguro de su oficina. Si opta por que su contador mantenga la documentación original, Usted debería mantener, al menos, los documentos de constitución de la empresa, el registro de pago de impuestos mensuales y anuales, contratos del personal, recibos de pago de leyes sociales, entre otros.

En la próximas entregas explicaremos cómo interpretar un balance, cómo ocupar un flujo de caja, cómo determinar y calcular el punto de equilibrio, la importancia de los estados financieros básicos de una empresa.

Lea también

Que son los Estados Financieros de una empresa

Bibliografía:

Torres, Gabriel (2011) Contabilidad, costos y presupuestos para gestión financiera. Tercera edición actualizada con IFRS. LegalPublishing ediciones técnicas tributarias, Santiago, Chile.   ISBN 978-956-346-009-4

Sobre el autor del artículo

Marcelo C. Olivier es Ingeniero en administración de empresas por el Instituto Profesional IACC, Magister en administración de negocios (MBA) por la Universidad UNICyT, posee estudios de contabilidad y auditoría en la Universidad UNIACC de Chile. Maestrante en Administración y Planificación Educativa, en Universidad UMECyT. Diplomado en Diseño Didáctico Instruccional por la Universidad Tecnológica de Buenos Aires. Olivier es además implementador de sistemas de gestión de la calidad y auditor de sistemas de gestión integrados de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018, además de diferentes otras normas internacionales. Es Autor de los libros Planificación Educativa, Dimensiones y componentes (ISBN 978-9962-12-783-3) y Planificación, una esfera de cristal para reducir la incertidumbre (ISBN 978-9962-12-784-0)

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